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Online CRM legt für ein Unternehmen eine Datenbank an, in der alle Daten der Kunden eingespeichert sind und verwaltet werden. So ist es möglich, dass die Leitung eines Unternehmens problemlos sowohl mit ihren Kunden als auch mit ihren Mitarbeitern kommunizieren kann, ohne dass im Vorfeld extra noch Daten per Mail zu geschickt werden müssen. Daten müssen auch nicht mehr neu eingetippt werden, sondern bleien immer erhalten und werden von online CRM regelmäßig aktualisiert. Das spart sehr viel Zeit und Aufwand und macht online CRM bei vielen Unternehmen so beliebt. Für die Kunden bringt online CRM auch einige Vorteile mit sich. So ermöglicht online CRM den Kunden, jederzeit auch online mit einem Unternehmen kommunizieren zu können. Die Notwendigkeit für den Manager oder betreuenden Mitarbeiter, jetzt erst einmal Mails erneut ein zu tippen oder Excel Tabellen zu importieren fällt dank online CRM weg. Man kann die Datenbank, welche von online CRM angelegt wird, ganz individuell nach den Wünschen und Bedürfnissen des Unternehmens und nach denen seiner Kunden gestalten. Die Einrichtung einer solchen Datenbank muss das Unternehmen oder die Firma auch nicht unbedingt selber vor nehmen, sondern kann die Datenbank von Experten für online CRM ein richten lassen. Eine ständige Erweiterung der Datenbank ist natürlich problemlos möglich, ebenso wie die Anpassung der online CRM Datenbank an alle möglichen Veränderungen. Der Anbieter für online CRM versorgt ein Unternehmen, das sich für diese Art der CRM Software entschieden hat, dann mit der ganzen nötigen Hardware und sämtlicher Software, um die Datenbank ans Laufen zu kriegen. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Daten auf einem eigenen Server unter zu bringen. Dafür ist allerdings eine individuelle Programmierung des online CRM nötig, die nur von Spezialisten durch geführt werden kann. Eine solche individuelle Programmierung der online CRM Software ist sehr teuer und lohnt sich nur selten.